RD 933/2021
Cumplimiento de la normativa SES.Hospedajes vigente.
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03 · Cumplimiento y custodia
idSwift SES Automation
Comunicación con SES.Hospedajes en piloto automático, sin penalizaciones.
El RD 933/2021 obliga a todos los establecimientos de hospedaje de España a comunicar al Ministerio del Interior los datos de sus viajeros a través de la plataforma SES.Hospedajes. Hacerlo a mano cada noche consume tiempo de recepción y cualquier olvido expone al hotel a sanciones: de 100 a 600 € las leves y de 601 a 30.000 € las graves. SES Automation lo hace por el hotel: pre-validación de los datos antes de enviar (para evitar rechazos), envío nocturno automático y una cola de reintentos si el portal del Ministerio falla.
Los datos salen directamente del PMS: integración nativa con Oracle OPERA Cloud vía OHIP, en producción en hoteles de cinco estrellas en Marbella, Sierra Nevada y Formentera. Sin exportaciones manuales, sin ficheros intermedios y sin volver a teclear en el portal del Ministerio lo que ya está en la reserva.
La pre-validación es la clave para dormir tranquilo: antes de cada envío nocturno, el motor comprueba cada parte contra las reglas de SES — tipo y número de documento coherentes, campos obligatorios completos, municipios y países codificados correctamente. Los problemas se detectan y corrigen antes de enviar, no cuando el Ministerio ya ha rechazado el lote.
Un dashboard muestra el estado de cada parte, las incidencias y los cambios legales, y cada parte comunicado se conserva durante los 3 años que exige la norma. Cuando la normativa se actualiza, ajustamos el motor por dentro: para la recepción, todo sigue igual.
Envío desatendido
En tiempo real o batch, sin intervención manual.
Cola de reintentos
Si el portal SES está caído, lo reintenta hasta que el parte queda registrado.
Dashboard de estado
Visibilidad por reserva, alertas y trazabilidad.
Cómo funciona
Lectura de llegadas desde el PMS SES Automation lee las entradas del día directamente de Oracle OPERA Cloud vía OHIP: reservas, huéspedes y datos de la estancia.
Composición del parte de viajeros Con los datos capturados en el check-in — escaneo del documento, firma, contacto — se compone el parte con la estructura que exige SES.Hospedajes.
Pre-validación contra las reglas SES Cada parte se valida antes de enviar: campos obligatorios, formatos de documento, códigos de país y de municipio. Los errores se corrigen antes, no después.
Envío nocturno automático Cada noche, el lote validado se comunica a SES.Hospedajes dentro del plazo legal, sin que nadie tenga que acordarse de hacerlo.
Confirmación, reintentos y alertas Se procesa la respuesta del Ministerio. Si el portal está caído, la cola reintenta automáticamente; si un parte es rechazado, el dashboard lo muestra con el motivo.
Custodia y trazabilidad a 3 años Cada parte comunicado queda registrado y conservado durante 3 años, como exige el RD 933/2021, con trazabilidad completa por reserva.
Preguntas frecuentes
¿Qué es SES.Hospedajes y qué exige el RD 933/2021?
SES.Hospedajes es la plataforma del Ministerio del Interior donde hoteles y otros alojamientos deben registrar los datos de sus viajeros. La obligación nace del Real Decreto 933/2021, que sustituye a los antiguos partes a Policía y Guardia Civil y amplía los datos a comunicar. Incumplirlo se sanciona: de 100 a 600 € las infracciones leves y de 601 a 30.000 € las graves.
¿En qué plazo hay que enviar los partes de viajeros?
La comunicación debe hacerse en un máximo de 24 horas desde el inicio del alojamiento. SES Automation genera y envía los partes automáticamente cada noche, con validación previa, de forma que todas las entradas del día quedan comunicadas dentro del plazo sin intervención de recepción.
¿Qué pasa si SES rechaza un parte?
Primero, la pre-validación evita la mayoría de rechazos comprobando cada parte contra las reglas de SES antes del envío. Si aun así el Ministerio rechaza alguno, la incidencia aparece en el dashboard con el motivo concreto, se corrige el dato y el parte se reenvía. Y si el portal está caído, la cola de reintentos insiste hasta que el envío queda registrado.
¿Funciona con Oracle OPERA Cloud?
Sí. La integración con Oracle OPERA Cloud es nativa, a través de OHIP (Oracle Hospitality Integration Platform), y está en producción en hoteles de cinco estrellas. Los datos del viajero salen directamente de la reserva del PMS, sin exportaciones manuales ni dobles tecleos en el portal del Ministerio.
¿Qué datos se comunican a SES.Hospedajes?
Los que marca el anexo del RD 933/2021: datos identificativos del viajero — nombre y apellidos, tipo y número de documento, nacionalidad, fecha de nacimiento, contacto — y datos de la estancia y de la transacción, como fechas de entrada y salida, establecimiento y relación entre viajeros. idSwift los captura en el check-in y los estructura automáticamente.
¿Cuánto tiempo hay que conservar los partes?
El RD 933/2021 exige conservar el registro de las comunicaciones durante 3 años, en soporte informático y a disposición de las autoridades. idSwift conserva cada parte comunicado, cifrado y con trazabilidad de acceso, durante todo ese plazo, sin archivadores físicos ni gestión manual.