Email pre-llegada
Enlace personalizado a cada reserva, plantilla editable por el hotel.
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01 · Antes de la llegada
idSwift Online Check-in
Tu huésped firma el check-in desde casa, antes de llegar al hotel.
Recepción envía un email con un enlace personal a la reserva. Desde el móvil, el huésped escanea su documento, revisa los datos prellenados y firma el RGPD. Cuando llega al hotel, su ficha ya está cerrada en el PMS y la espera en el mostrador desaparece.
El enlace caduca solo, no necesita app, y la información viaja cifrada en todo momento. La recepción mantiene el control desde un dashboard donde ve qué reservas han hecho ya el check-in y reenvía el correo con un clic.
La diferencia con un formulario web genérico está en la integración: idSwift se conecta de forma nativa con Oracle OPERA Cloud a través de OHIP, la plataforma oficial de integraciones de Oracle Hospitality. Los datos que el huésped valida en su móvil se vuelcan directamente en la reserva del PMS, sin ficheros intermedios, sin re-tecleo y sin sincronizaciones manuales. Es la misma integración que ya funciona en producción en hoteles de cinco estrellas en Marbella, Sierra Nevada y Formentera.
El impacto se nota desde el primer día: sobre una muestra de más de 5.000 check-ins reales, el tiempo de mostrador se reduce un 81%. Menos cola en las horas punta de entrada, menos errores de transcripción y una recepción que dedica su tiempo a recibir, no a teclear. Y si un huésped no completa el check-in online, no pasa nada: su ficha sigue el circuito normal en recepción, con el documento escaneado en segundos con ScanHub OCR.
Escaneo desde el móvil
OCR del DNI o pasaporte sin instalar nada.
Firma digital previa
Aceptación de RGPD y firma en el dispositivo del huésped.
Ficha lista en el PMS
Cuando entra en recepción, los datos ya están integrados.
Cómo funciona
La reserva se detecta en el PMS idSwift lee las próximas llegadas directamente de Oracle OPERA Cloud vía OHIP, sin exportaciones ni ficheros intermedios.
El huésped recibe su enlace Días antes de la llegada, el sistema envía un email con un enlace personal y caducable, con la plantilla y la marca del hotel.
Escanea su documento desde el móvil Con la cámara del teléfono y sin instalar ninguna app: el OCR extrae los datos del DNI, NIE o pasaporte en segundos.
Revisa y completa sus datos El formulario llega prellenado; el huésped solo confirma, corrige o añade los campos de contacto que falten.
Firma digitalmente el RGPD Consentimiento y firma en el propio dispositivo del huésped, con custodia cifrada del documento firmado.
La ficha queda cerrada en OPERA Cloud Los datos validados se vuelcan a la reserva del PMS. A la llegada, recepción solo tiene que entregar la llave.
Preguntas frecuentes
¿Cómo recibe el huésped el enlace de check-in online?
Por email, con un enlace personal vinculado a su reserva. El hotel controla la plantilla, el remitente y el momento del envío, y puede reenviarlo con un clic desde el dashboard de recepción. El enlace caduca automáticamente y no requiere instalar ninguna aplicación: se abre en el navegador del móvil del huésped.
¿Qué datos tiene que rellenar el huésped?
Prácticamente ninguno a mano. El huésped escanea su DNI, NIE o pasaporte con la cámara del móvil y el OCR rellena la ficha automáticamente: nombre, apellidos, documento, nacionalidad y fecha de nacimiento. Después solo revisa el resultado, añade los datos de contacto que falten y firma. El proceso completo dura un par de minutos.
¿La firma digital tiene validez para el registro de viajeros?
Sí. El huésped acepta la política de protección de datos y firma la ficha de registro en su propio dispositivo. El documento firmado queda custodiado cifrado y con trazabilidad de acceso, cubriendo tanto el registro de viajeros del RD 933/2021 como el consentimiento RGPD, con DPO designado y sello del esquema de certificación AEPD.
¿Los datos se vuelcan automáticamente al PMS?
Sí. idSwift se integra de forma nativa con Oracle OPERA Cloud a través de OHIP, la plataforma oficial de integraciones de Oracle Hospitality, y esa integración está en producción. Los datos validados por el huésped se escriben directamente en la reserva del PMS, sin ficheros intermedios ni re-tecleo por parte de recepción.
¿Qué pasa si el huésped no hace el check-in online?
Nada se bloquea. La reserva sigue el circuito normal: a su llegada, recepción escanea el documento en segundos con ScanHub OCR y completa la ficha en el mostrador. El dashboard muestra qué reservas tienen el check-in pendiente, de modo que el hotel puede reenviar el enlace o priorizar esas llegadas.
¿Cuánto tiempo de mostrador se ahorra realmente?
En una muestra de más de 5.000 check-ins reales en hoteles de cinco estrellas, el tiempo de check-in presencial se redujo un 81%. El huésped que llega con el check-in online hecho solo verifica su identidad y recoge la llave, y la recepción absorbe los picos de llegadas sin generar colas.